Tugas Pokok Dan Fungsi

TUGAS, FUNGSI DAN TATA KERJA

BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN TANGGAMUS

 

 

Sekretariat Daerah Kabupaten Tanggamus mempunyai tugas dan    kewajiban membantu Bupati Tanggamus dalam menyusun kebijakan lembaga teknis daerah lingkup Pemerintah Kabupaten  Tanggamus.

Sekretariat Daerah menyelenggarakan fungsI:

1.) Penyusunan Kebijakan Pemerintah Daerah; 2.) Pengoordiinasian Pelaksanaan tugas dinas daerah dan lembaga teknis daerah; 3.) Pemantauan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah ; dan 4.) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati;

 

  1. KEPALA BAGIAN

 

  1. Kepala Bagian Umum mempunyai tugas : Memimpin, merencanakan, mengorganisasikan, penyusunan kebijakan, dan mengendalikan penyelenggaraan kegiatan Bagian Umum yang meliputi bidang Tata Usaha, Perlengkapan, dan Rumah Tangga dengan berpedoman pada petunjuk tehnis, untuk menghasilkan pekerjaan yang betul-betul mengenai sasaran.
  2. Dalam melaksanakan tugas pokok Kepala Bagian Umum mempunyai fungsi :

1.

Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Bagian Umum berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan tugas.

2.

Memimpin dan mengendalikan pelaksanaan tugas-tugas Bagian Umum sesuai petunjuk teknis agar pelaksanaan tugas dapat berjalan sesuai dengan ketentuan.

3.

Memimpin dan mengendalikan pelaksanaan tugas-tugas Bagian Umum sesuai petunjuk teknis agar pelaksanaan tugas dapat berjalan sesuai dengan ketentuan.

4.

Melaksanakan pengawasan melekat dengan ikut serta kerjasama agar mengetahui apakah hasil pekerjaan sudah mencapai target atau belum.

5.

Melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas-tugas Bagian Umum dengan unit kerja terkait melalui pertemuan dan rapat dengan SKPD Kabupaten untuk kelancaran pelaksanaan Kegiatan.

6.

Melaporkan pelaksanaan tugas kegiatan kepada atasan untuk dijadikan bahan pertanggungjawaban agar pelaksanaan administrasi maupun operasional berjalan sesuai dengan ketentuan.

7.

Mengkoordinasikan penyiapan petunjuk teknis Bagian Umum, yang meliputi Tata Usaha, Kepegawaian dan Keuangan Sekretariat Daerah sesuai petunjuk teknis agar berjalan sesuai dengan aturan.

8.

Menyelenggarakan tata usaha umum, tata usaha pimpinan, rumah tangga serta keuangan Sekretariat Daerah berdasarkan ketentuan Perundang-Undangan yang berlaku untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan tugas.

9.

Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas dibidang tata usaha bagian umum dan tata usaha pimpinan sesuai kegiatan yang tercantum dalam Daftar Pelaksanaan Anggaran, agar pelaksanaan kegiatan baik administrasi maupun operasional berjalan sesuai dengan ketentuan.

10.

Mengkoordinasikan kelancaran tugas-tugas pelayanan umum dan pimpinan dengan terus berkoordinasi dengan pihak terkait agar rencana kegiatan dapat berjalan dengan lancar.

11.

Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas dibidang administrasi kepegawaian, pengelolaan Keuangan dan Sekretrariat Daerah sesuai ketentuan  guna optimalisasi hasil kegiatan Bagian Umum.

12.

Mengkoordinasikan persiapan rapat-rapat yang diselenggarakan Pemerintah Daerah dengan terus berkoordinasi dengan SKPD terkait agar pelaksanaan kegiatan dapat berjalan dengan lancar.

13.

Menyusun konsep petunjuk teknis tata usaha umum, tata usaha pimpinan, rumah tangga, kepegawaian, serta keuangan Sekretariat Daerah sesuai ketentuan  guna optimalisasi hasil kegiatan Bagian Umum.

14.

Menyelenggarakan keamanan dalam personal , material dan informasi dengan tetap berpedoman pada ketentuan yang berlaku agar berjalan sesuai dengan aturan.

15.

Menyusun konsep rencana kebutuhan barang perlengkapan Pemerintah Kabupaten Tanggamus dengan cara menginventarisir kebutuhan barang untuk dapat memastikan kebutuhan barang perlengkapan apa yang harus dipenuhi untuk kebutuhan yang akan datang.

16.

Mengatur dan menyelenggarakan layanan administrasi yang berkaitan dengan Bagian Umum sesuai dengan Peraturan agar dapat berjalan dengan baik.

17.

Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan Pertimbangan dalam pengembangan karier dengan memberi penilain pada setiap prestasi kerja bawahan agar dapat dijadikan tolak ukur keberhasilan pelaksanaan tugas.

18.

Mengkoordinasikan dan evaluasi perumusan laporan kegiatan Bagian Umum sebagai bahan pertanggungjawaban kepada atasan serta perencanaan kegiatan dimasa yang akan datang.

19.

Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh Sekretaris Daerah Kabupaten sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

 

  1. KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA

 

  1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas : Memimpin, merencanakan, dan mengawasi penyelenggaraan kegiatan Sub Bagian Tata usaha yang meliputi pelaksanaan ketatausahaan pimpinan, kepegawaian serta keuangan dengan berpedoman pada petunjuk tekhnis, untuk menghasilkan pekerjaan yang benar-benar mengenai sasaran

 

  1. Dalam melaksanakan tugas pokok Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi:

 

  1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Sub Bagian Tata Usaha dan kepegawaian Bagian Umum dan Sekretariat Daerah;
  2. Mendistribusikan tugas dan memberi petunjuk kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas bidang Ketatausahaan, kepegawaian dan keuangan Bagian Umum dan Sekretariat Daerah;
  3. Menyiapkan petunjuk teknis tata usaha dan kepegawaian;
  4. Melaksanakan tata usaha Bagian Umum, Pimpinan dan tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Tanggamus;
  5. Mengendalikan surat masuk dan keluar serta menata kearsipan;
  6. Menyalurkan surat-surat yang bersifat rahasia dalam keadaan sampul tertutup kepada yang berwenang;
  7. Menyusun dan menyiapkan kartu kendali sesuai dengan klasifikasi dan menurut urutan tanggal secara berwenang;
  8. Mencatat, mengadakan penomoran surat masuk dan keluar;
  9. Menyiapkan, menggandakan dan mendistribusikan surat-surat dan naskah dinas di lingkungan Sekretariat Daerah sesuai dengan keperluannya;
  10. Menyiapkan bahan pendistribusian surat-surat dan naskah dinas untuk disampaikan kepada yang bersangkutan
  11. Menyiapkan dan mengusulkan serta mendata pegawai yang mengikuti diklat dilingkungann Sekretariat Daerah;
  12. Menyusun dan memelihara statistik dan daftar urut kepangkatan pegawai dilingkungan Sekretariat Daerah;
  13. Mempersiapkan pelaksanaan kesejahteraan pegawai dilingkungan Sekretariat Daerah;
  14. Menyusun dan menyimpan data personil, materil, serta informasi dan data lainnya dilingkungann Sekretariat Daerah;
  15. Melaksanakan pengelolaan keuangan kegiatan pada Bagian Umum dan Sekretariat Dearah;
  16. Melaksanakan urusan pembayaran gaji pegawai serta belanja pegawai lainya;
  17. Memeriksa SPJ kegiatan dilingkungan Sekretariat Daerah dan pembayaran gaji SKPP pegawai yang dimutasi;
  18. Menyiapkan dan merealisasikan anggaran perjalanan dinas pegawai;
  19. Memverifikasi bukti tagihan pihak rekanan kepada Pemerintah Daerah Kabupaten;
  20. Memberikan saran atau pertimbangan kepada Kepala Bagian Umum mengenai langkah atau tindakan yang di ambil dibidang tata usaha dan keuangan;
  21. Melaporkan hasil kerja bidang tata usaha kepada atasan;
  22. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinnya;

 

 

  • KEPALA SUB BAGIAN RUMAH TANGGA

 

 

  1. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas : Memimpin, merencanakan dan mengawasi penyelenggaraan kegiatan Sub Bagian Rumah Tangga yang meliputi pelayanan dan perawatan kendaraan dinas, akomodasi dan penataan ruang kantor dan rumah jabatan serta memelihara kebersihan kantor dan pekarangan dengan berpedoman pada petunjuk tehnis, untuk menghasilkan pekerjaan yang benar-benar mengenai sasaran.
  2. Dalam melaksanakan tugas pokok Kepala Bagian Umum mempunyai fungsi :

1.

Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Sub Bagian Rumah Tangga sesuai kegiatan yang tercantum dalam Daftar Pelaksanaan Anggaran agar pelaksanaan kegiatan baik administrasi maupun operasional berjalan sesuai ketentuan.

2.

Mendistribusikan tugas dan memberikan petunjuk kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas bidang rumah tangga sesuai dengan fungsinya masing-masing agar tidak terjadi tumpang tindih penyelesaian pekerjaan.

3.

Menyiapkan konsep petunjuk pelaksanaan yang berkaitangan  dengan pengelolaan barang-barang keperluan Sekretariat Daerah dan rumah jabatan dengan memerintahkan kepada bendaharawan barang untuk menginventarisir  barang-barang baik berupa barang inventaris maupun  kebutuhan barang ATK maupun cetak  Sekretariat Daerah agar selalu dapat terpenuhi.

4.

Menyiapkan bahan dalam rangka perencanaan, penyediaan, pemeliharaan dan pengeluaran barang-barang keperluan Sekretariat Daerah dengan menyusun Daftar Rencana Kebutuhan Barang  Unit untuk menginventarisir kebutuhan barang  Sekretariat Daerah dan menyiapkan kartu kendali untuk mengetahui  penerimaan dan pengeluaran barang.

5.

Menyiapkan bahan dalam rangka penggunaan dan pemeliharaan kendaraan dinas yang berada dibawah penguasaan Sekretariat Daerah  dengan terus berkoordinasi dengan Pejabat Pengguna kendaraan  agar semua  kendaraan dinas yang berada dibawah penguasaan  Sekretariat Daerah dapat  dikontrol baik pemeliharaan fisiknya.

6.

Mengontrol, mengelola keperluan rumah jabatan, rumah dinas dan tamu dinas dengan berkoordinasi dengan pelaksana tugas masing-masing  untuk terciptanya suasana kerja yang aman dan nyaman.

7.

Mengecek dan mempersiapkan tempat untuk keperluan rapat atau keperluan pertermuan dinas dengan berkoordinasi dengan SKPD yang terkait, agar kegiatan dapat berjalan dengan lancar.

8.

Pelaksanaan pengamanan rumah jabatan dan rumah dinas dengan  berkoordinasi dengan Kantor Satuan Pol PP dan  Pihak terkait agar mengontrol  pengamanan rumah jabatan dan rumah dinas dapat dilaksanakan.

9.

Menyiapkan konsep nota dinas dan naskah dinas lainnya sesuai dengan bidang tugas bagian rumah tangga sesuai kegiatan yang tercantum dalam Daftar Pelaksanaan Anggaran agar pelaksanaan kegiatan baik administrasi maupun operasional berjalan sesuai dengan ketentuan.

10.

Menyiapkan konsep administrasi pemeliharaan, kebersihan gedung, kendaraan yang berada dibawah penguasaannya dengan memerintahkan kepada  kooordinator  petugas cleaning servis untuk terus mengawasi dan mengontrol petugas cleaning servis agar bekerja dengan maksimal untuk terciptanya gedung dan taman yang asri.

11.

Menyiapkan rencana tahunan pemeliharaan kebersihan ruangan dan pekarangan serta kendaraan yang berada dibawah penguasaan Sekretariat Daerah sesuai kegiatan yang tercantum dalam Daftar Pelaksanaan Anggaran agar pelaksanaan kegiatan baik administrasi maupun operasional berjalan sesuai dengan ketentuan.

12.

Menyelenggarakan keamanan dan kenyamanan ruangan serta peralatan kerja di Sekretariat dengan berkoordinasi dengan pelaksana tugas masing-masing  untuk terciptanya suasana kerja yang aman dan nyaman.

13.

Menerima  barang-barang  inventaris hasil pengadaan, baik bergerak maupun tidak bergerak dilingkungan Pemerintah Kabupaten Tanggamus dengan membuat Berita Acara  Penyerahan  Barang  dari Pihak ke III kepada Pejabat Pemeriksa Barang  / Kasubbag Rumah Tangga yang kemudian diserahkan kepada Bendaharawan Barang untuk dicatat dan distribusikan kepada pihak pengguna barang.

 

14.

Mencatat, meneliti dan memeriksa barang-barang yang akan dikeluarkan dari gudang berdasarkan surat perintah pengeluaran barang (SPPB) untuk menginventarisir kebutuhan barang  Sekretariat Daerah dan menyiapkan Kartu kendali untuk mengetahui  penerimaan dan pengeluaran barang.

15.

Menyimpan, memelihara, dan melakukan perawatan barang-barang dalam gudang untuk menginventarisir kebutuhan barang  Sekretariat Daerah dan menyiapkan kartu kendali untuk mengetahui  penerimaan dan pengeluaran barang.

16.

Melakukan penatausahaan keluar masuknya barang dari gudang untuk menginventarisir kebutuhan barang  Sekretariat Daerah dan menyiapkan kartu kendali untuk mengetahui  penerimaan dan pengeluaran barang.

17.

Melakukan pendistribusian barang kepada masing-masing  unit pemakai sesuai dengan kebutuhan dan permintaan dengan membuat berita acara penyerahan kepada Pihak pengguna barang agar  keberadaan barang dapat di ketahui dan dikontrol.

18.

Menyiapkan dan mengusulkan pengurus barang dan mengelola gedung dilingkungan Sekretariat Daerah untuk membantu kelancaran tugas-tugas Sub Bagian Rumah Tangga.

19.

Melakukan konsultasi, koordinasi kegiatan rumah tangga dengan unit kerja terkait dengan terus melakukan koordinasi agar kegiatan dapat berjalan dengan lancar.

20.

Menyiapkan konsep nota dinas dan naskah dinas lainnya sesuai dengan bidang tugas Sub Bagian Rumah Tangga sesuai kegiatan yang tercantum dalam Daftar Pelaksanaan Anggaran agar pelaksanaan kegiatan baik administrasi maupun operasional berjalan sesuai dengan ketentuan.

21.

Memberikan saran atau pertimbangan kepada Kepala Bagian Umum mengenai langkah atau tindakan yang diambil dibidang Rumah Tangga dengan terus melakukan koordinasi dengan Kepala Bagian Umum  agar semua kegiatan Sub Bagian Rumah Tangga dapat berjalan dengan lancar .

22.

Melaporkan hasil kerja bidang rumah tangga kepada atasan untuk dijadikan bahan pertanggungjawaban agar pelaksanaan administrasi maupun operasional Sub Bagian Rumah Tangga berjalan sesuai yang ketentuan.

23.

Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

 

 

  1. KEPALA SUB BAGIAN PERLENGKAPAN

 

  1. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas : Memimpin, merencanakan, dan mengawasi penyelenggaraan kegiatan Sub Bagian Perlengkapan yang meliputi penganalisaan terhadap kebutuhan pengadaan barang Pemerintah Kabupaten Tanggamus berdasarkan Perundang-Undangan yang berlaku agar tugas dan pencapaian kinerja berhasil dengan baik.

 

  1. Dalam melaksanakan tugas pokok Kepala Bagian Umum mempunyai fungsi :
  2. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran sub bagian perlengkapan sesuai kegiatan yang Pelaksanaan Anggaran agar pelaksanaan kegiatan baik administrasi maupun oprasional berjalan sesuai ketentuan;
  3. Mendistribusikan tugas dan memberikan petunjuk kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas bidang perlengkapan dengan fungsinya masing-masing agar tidak terjadi tumpang tindih penyelesaian pekerjaan;
  4. Melaksanakan tugas-tugas Sub Bagian Perlengkapan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan aturan ;
  5. Membuat dan menyampaikan telahaan staf dan konsep nota dinas kepada atasan berdasarkan bidang tugas Sub Bagian Perlengkapan sesuai kegiatan yang tercantum dalam Daftar Pelaksanaan Anggaran agar pelaksanaan kegiatan baik administrasi maupun operasional berjalan dengan lancar;
  6. Menyiapkan konsep petunjuk teknis pembinaan pada Sub Bagian Perlengkapan sesuai ketentuan untuk optimalisasi hasil kegiatan Sub Bagian Perlengkapan;
  7. Mengkoordinasikan dan mengarahkan kegiatan bawahan dalam pelaksanaan tugas sesuai bidang tugas masing-masing agar tugas-tugas Sub Bagian Perlengkapan berjalan dengan lancar;
  8. Menyiapkan konsep petunjuk pelaksanaan yang berkaitan dengan pengelolaan perlengkapan/barang sesuai kegiatan yang tercantum dalam Daftar Pelaksanaan Anggaran (DPA) agar pelaksanaan kegiatan baik administrasi maupun operasional berjalan sesuai ketentuan;
  9. Menyiapkan bahan perencanaan dan menganalisa kebutuhan barang di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanggamus dengan terus berkoordinasi dengan SKPD Kabupaten agar dapat diketahui Kebutuhan Barang apa yang harus dipenuhi untuk rencana anggaran tahun yang akan dating;
  10. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang analisi kebutuhan denga melakukan evaluasi secara terus-menerus agar pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sesusai dengan ketentuan dan tepat sasaran;
  11. Menyiapkan barang-barang dalam rangka penyelenggaraan pengadaan barang/jasa sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan;
  12. Mengikuti perkembangan dan mengumpulkan informasi harga serta nilai mutu dalam rangka penyediaan data barang dan harga yang diperlukan agar pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa berjalan sesuai aturan;
  13. Melakukan evaluasi harga dan mutu barang sesuai spesifikasi agar pelaksanaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan ketentuan;
  14. Menyiapkan konsep nota dinas dan naska dinas lainnya sesuai dengan bidang tugas bagian perlengkapan sesuai kegiatan yang tercantum dalam Daftar Pelaksanaan Anggaran agar pelaksanaan kegiatan baik administrasi maupun operasional berjalan dengan ketentuan;
  15. Memberikan saran atau pertimbangan kepada Kepala Bagian Umum mengenai langkah atau tindakan yang diambil dalam bidang perlengkapan dengan tetap berpegang pada ketentuan, agar semua pekerjaan dapat berjalan dengan lancar;
  16. Melaporkan hasil kerja Sub Bagian Perlengkapan kepada atasan untuk dijadikan bahan pertanggungjawaban agar pelaksanaan administrasi maupun operasional Sub Bagian Perlengkapan berjalan sesuai yang ditentukan;
  17. Melaksanaan tugas lain yang diperintahkan atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.